Bir bire bir görüşme çalışan performans yönetiminin kritik bir bileşenidir. Bu görüşmeler, yöneticilerin takım üyeleri ile iletişim kurmasını, hedeflere doğru ilerlemeyi tartışmasını ve geri bildirim sağlamasını sağlar. Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (OKR), yöneticilerin bire bir görüşmelerini yapılandırmasına ve çalışan performansını en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olabilen bir hedef belirleme çerçevesidir. Bu makalede, OKR’yi bire bir görüşmelerde nasıl kullanacağımızı ve yöneticilerin görüşmelerinden en iyi şekilde faydalanmaları için ipuçlarını açıklayacağız.
OKR, bire bir görüşmelerde birkaç fayda sağlayabilir, bunlar şunları içerir:
OKR, her takım üyesinin ne üzerinde çalıştığı ve bu çalışmanın şirketin genel hedefleriyle nasıl uyumlu olduğu konusunda netlik sağlar. Hedefler ve Anahtar Sonuçlar belirleyerek, yöneticiler, takım üyelerinin ne beklediği konusunda net olabilirler.
OKR, hedefleri başarma konusunda sorumluluk yaratır. Hedefler ve Anahtar Sonuçlar belirleyerek, yöneticiler, takım üyelerini bu hedefleri başarmak için sorumlu tutabilirler.
OKR, motivasyonu artırabilir. Takım üyelerini hedef belirleme sürecine dahil ederek ve ilerleme hakkında düzenli geri bildirim sağlayarak, yöneticiler takım üyelerini motive edebilirler.
OKR’yi bire bir görüşmelerde kullanmak için şu adımları izleyebilirsiniz:
Bire bir görüşme öncesinde, yönetici ve takım üyesi kendi Hedeflerini ve Anahtar Sonuçlarını belirlemelidir. Hedefler cesur, niteliksel ve zamanla sınırlı olmalıdır, Anahtar Sonuçlar ise ölçülebilir ve nicel hedeflere ulaşılmasını gösteren kilometre taşlarıdır.
Bire bir görüşme sırasında, yönetici ve takım üyesi Hedefler ve Anahtar Sonuçlar üzerindeki ilerlemeleri değerlendirmelidir ve başarıları kutlamalıdır. Bu aynı zamanda takım üyesinin herhangi bir zorluk veya engelle karşılaşıp karşılaşmadığını ve bunları nasıl çözdüğünü tartışmak için bir fırsat sunar.
Bire bir görüşme, yöneticinin takım üyesine geri bildirim sağlaması için önemli bir fırsattır. OKR, geri bildirim sağlamak için yapılandırılmış bir çerçeve sağlar. Yöneticiler, takım üyelerinin hedeflerini başarmaları için neyi doğru veya yanlış yaptıklarını açıklayabilirler.
Bire bir görüşme sırasında, yönetici ve takım üyesi, gelecekteki hedefleri belirlemek için birlikte çalışabilirler. Bu, takım üyesinin ilerlemesini sürdürmesini ve şirketin genel hedeflerine doğru ilerlemesini sağlar.
OKR’yi bire bir görüşmelerde kullanmak için şu ipuçlarını takip edebilirsiniz:
Bire bir görüşmeler planlanmalıdır. Yöneticiler, takım üyelerinin her bir hedefi için yeterli zaman ayırmalıdırlar. Bire bir görüşmelerin sık aralıklarla yapılması da önerilir.
Bire bir görüşmelerde açık ve dürüst olun. Takım üyelerinin herhangi bir zorluğa veya engelle karşılaştıklarında bunu açıkça ifade etmeleri sağlanmalıdır.
Bire bir görüşmelerde geri bildirim verin. Yöneticiler, takım üyelerinin hedeflerine ulaşma konusunda neyi doğru veya yanlış yaptıklarını açıklayarak, takım üyelerini başarılı bir şekilde yönlendirebilirler.
Bire bir görüşmelerde ilerlemeyi ölçün. Hedeflere ulaşma konusunda takım üyelerinin ilerlemelerini izleyin ve gerekirse yeniden planlama yapın.
Bire bir görüşmeler, çalışanın ve yöneticinin geçmiş dönemi değerlendirip gelecek dönemle ilgili ne tür aksiyonlar alınması gerektiği konusunda karar aldığı iletişim ve destek odaklı görüşmelerdir. Bire bir görüşmeler, yöneticilerin ekipleriyle iletişimde kalması ve çalışanlarını elinde tutabilmesi için en etkili yollardan biridir.
İyi bir geri bildirim vermek için ipuçları:
İyi ilişkiler kurmak ve sürdürmek, işinizin başarısında çok önemli bir unsurdur. Çalışanlarınızı mutlu ve ilerlemelerinden haberdar etmeniz de çok önemlidir.
Şirketin başarısı ve çalışanlarınızla yürüttüğünüz işler, büyük ölçüde ilişkinizin gücüne bağlıdır.
Çalışanlarınıza geri bildirim verirken bunu olumlu bir şekilde yapmalısınız. Biliyoruz ki söylemesi yapmaktan daha kolay. Ekiplerinize geri bildirim verirken aşağıdaki kolaylaştırıcı ipuçlarından faydalanabilirsiniz.
Olumlu geri bildirim anahtardır.
Sadece olumsuza odaklanmayın ve hemen değiştirmeye çalışmayın. Bunun yerine, geliştirmek istediğiniz şeye odaklanın ve onu tebrik edin.
Çalışanlarınızın iş çıktısında olumsuz bir şey olduğunu düşünürseniz, çalışanlarınıza nasıl hissettiğinizi ve neden bunu değiştirmelerini istediğinizi olumlu bir şekilde söyleyin.
Çalışanlarınızın ilerlemesi için sorumluluk alın.
Çalışanlarınıza sadece ne kadar iyi olduklarını söylemeyin, aynı zamanda iş çıktıları üzerinden geri bildirim verin. Bu, iletişimi kolaylaştıracaktır. Böylece onlara geliştirebilecekleri alanlar hakkında geri bildirim verebilir ve destekleyebilirsiniz.
Geri bildirimlerinize zaman ayırın.
Çalışanlarınıza geri bildirim verirken acele etmeyin. Bunun yerine, fikrinizi iletmeden önce yaptıklarını analiz etmek için zaman ayırın. Birlikte bir çözüm bulabilmeniz için onlarla dürüst bir konuşma yaptığınızdan emin olun.
Twiser Platformu WOKR’da Bire Bir Görüşmeler
WOKR içerisinde bire bir görüşmeler modülü, şirketin kültürüne ve ihtiyacına göre belirlenen aralıklarda yönetici ve çalışanları bir araya getirerek hedefleri üzerinden doğru sorular ile konuşmalarını sağlar.
Peki, bire bir görüşme sorularına örnekler nelerdir?
OKR döngüsünün sonundaki bire bir görüşme dönemi için bazı soru önerileri ise aşağıdaki gibidir:
Bire Bir Görüşme Önerileri
Yeni nesil performans yönetimi metodu OKR’ı şirket organizasyonunuza başarılı bir şekilde entegre etmek için OKR’larınızın üzerinde düzenli olarak çalışmanız gerekir. Onlar hakkında tartışmanız, gelişiminizi ölçmeniz ve ekiplerinizin OKR’ları hakkındaki güncel fikirlerini farklı dönemlerde öğrenmeniz ciddi faydalar yaratacaktır. İşte bire bir görüşme dediğimiz ara dönem değerlendirmeleri tam da bu yüzden var! Bire bir görüşmelerini yılın çeyrek dönemlerinde yapabileceğiniz gibi; aylık, iki haftalık, haftalık bazda daha kısa bire bir görüşmeleri düzenleyebilirsiniz.
Sık aralıklarla yapılan, 15-20 dakika süren bire bir görüşmeleri düzenlediğinizi düşünelim. Bu toplantılarda temel olarak; takım OKR’larındaki gelişiminizi görebilir, sonuçlarınızı inceleyebilir, çeşitli çıktılardan dersler alarak bundan sonraki dönemde OKR’larınıza dair yeni önceliklerinizi belirleyebilirsiniz.
Hedeflerinizi nispeten kısa zaman önce belirlemiş olabilirsiniz veya dijital ortamda OKR’ların durumunu zaten sık sık kontrol ediyor olabilirsiniz. Yine de, bire bir görüşmelere gerek vardır. Bire bir görüşmeleri hedefleri hizalı, çalışanları da hedeflere yönelik odaklı tutar. OKR’larımız bunlardı, şu an bu noktadayız; peki sıradaki planımız ne? İşte bu sorunun cevabından emin olmuş olursunuz.
Eğer takım lideriyseniz; takım hedeflerinin her birini inceleyin, anahtar sonuçlardaki son gelişmeleri bildiğinize emin olun. Böyle bir inceleme size çeşitli iç görüler sağlayacaktır. Çeşitli örnekler verelim: Bir önceki değerlendirme toplantısında oluşan öncelik planına uyulup uyulmadığına dikkat edebilirsiniz. Takım OKR’larınızda gelinen güncel noktadan memnun olup olmadığınıza karar vermiş olursunuz. Geride kalan OKR varsa nedenlerini düşünebilir ve takıma bu sunacağınız önerileri hazırlayabilirsiniz. Özellikle de yeni ileteceğiniz öncelik listesini belirlerken bu ögeler belirleyici olacaktır. Toplantıda belirtmek üzere hepsini not etmenizi öneririz.
Eğer çalışansanız, OKR’larınızdaki son nokta hakkında iletmek istediğiniz önemli bir not olup olmadığını düşünmelisiniz. Eğer sizin için sorun yaratan bir OKR varsa bire bir görüşmeleri bu problemi karşılıklı olarak değerlendirmeniz için en doğru platformdur. Bir OKR’ı başarıya ulaştığı için sona erdirmek istiyor da olabilirsiniz, bu durumda takım liderinize haber verip hedefi sonuçlandırabilirsiniz. Süreçte neler öğrendiğinizi gözden geçirebilirsiniz. Eğer aklınıza yeni bir OKR geldiyse, sizce neden önemli olduğunu ifade etmek için önden hazırlık yapabilirsiniz. Yeni bir yetkinlik kazanmaya ihtiyaç duyduğunuzu düşünüyorsanız nedenleriyle çözümler sunabilirsiniz.
Ekip yöneticisi olarak hazırlığınızı yaptınız ama bire bir görüşmesinin moderatörlüğü de bir o kadar önemli. Nelere dikkat edebileceğinizi inceleyelim:
Konuların genel çerçevesini ve zaman limitini önceden belirleyin. Sık yapılan bire bir görüşmeleri düzenliyorsanız ortalama 15-20 dakika yeterli olacaktır. Önemli her konunun işlendiğine emin olduktan sonra eğer konunun dağıldığını veya fazla detaya girildiğini düşünüyorsanız toplantıyı bitirebilirsiniz. Gerekirse diğer konuların görüşülmesi için, en ilgili kişilerle başka bir kısa toplantı düzenleyebilirsiniz.
Not alın veya not alması için bir kişi belirleyin. Böylece hiçbir güzel fikrin ya da alınan bir dersin unutulmayacağından emin olmuş olursunuz. Bir sonraki toplantıdan önce bu notların üzerinden geçmek herkes için faydalı olacaktır.
Bütün konuşmayı siz yapmayın. Bire bir görüşmeleri doğası gereği tek taraflı olmaya çok uzaktır. Her üyenin düşüncelerini söylediğinden emin olun. Farklı bakış açılarının, tecrübelerin değerlendirme toplantılarına ve OKR’ların gidişatlarına bambaşka bir etkisi olabilir.
OKR’larından tatmin olmayanları fark edin. OKR’ları ile ilgili sorun yaşayan veya yeterince ilgilenmeyen bir çalışanı fark ederseniz bire bir görüşmeleri içinde kısaca veya sonrasında bire bir toplantıyla bu sorunun nedenlerini konuşun. Konuşmanın yapıcı olmasına ve karşı tarafın öz güvenini kırmamasına özen gösterebilirsiniz.
Takımınızı cesaretlendirin. Yeni dönem için farklı öncelikler iletiyorsanız, takımda kendisini konfor alanından çıkacakmış gibi hisseden çalışanlar olabilir. Onları cesaretlendirin, yaratıcı olmaya teşvik edin. Takımınızı en iyi tanıması gereken sizsiniz, eğer nelerin onları ateşleyeceğini bilmiyorsanız bu yönde çalışmalar yapmanız gerekebilir.
Bire bir görüşme sürecinin verimli geçtiğinden daha fazla emin olmanızı sağlayabilecek pek çok kontrol noktası var. Bu soruların cevaplarıyla durumu değerlendirebilirsiniz:
Yeni bir sisteme geçiş yapmak elbette ki beraberinde bir alışma süreci getirecektir. Eğer OKR metodunda yeniyseniz ve anahtar sonuçlarınız rakamsal anlamda hedeflerinizin gerisinde kaldıysa, rakamlardan demotive olmak yerine öğrendiklerinize odaklanmalısınız. Elbette ki hepimiz o sonuçlara erişmek için çalışıyoruz ve OKR’larımızı bu nedenle öyle belirledik ancak entegrasyon sırasında deneme-yanılma süreçleriniz olacaktır. OKR denemeyi ve OKR’ı bir kültür olarak tanımayı bir öğrenme pratiğine dönüştürmek sizin elinizde. Üstteki sorular dışında, şunları da değerlendirmeye ne dersiniz?
Bu tarz soruları beraber tartışmanız, OKR kasınızı geliştirecek ve gelecek başarılarınıza dair bir yatırım oluşturacaktır.
Twiser olarak, OKR metoduna adaptasyonunuz ve ara değerlendirme görüşmeleriniz ile ilgili size rehberlik sunmaktan memnuniyet duyarız. Performans yönetiminizi ve hedeflerinizi 360 derece inceleyecek OKR koçlarımız ve danışmanlarımızla şirketinize özel çözümleri geliştirmek için hazırız. Hemen demo talep ederek bize ulaşabilirsiniz.
