Yeni nesil performans yönetimi metodu OKR’ı şirket organizasyonunuza başarılı bir şekilde entegre etmek için OKR’larınızın üzerinde düzenli olarak çalışmanız gerekir. Onlar hakkında tartışmanız, gelişiminizi ölçmeniz ve ekiplerinizin OKR’ları hakkındaki güncel fikirlerini farklı dönemlerde öğrenmeniz ciddi faydalar yaratacaktır. İşte bire bir görüşme dediğimiz ara dönem değerlendirmeleri tam da bu yüzden var! Bire bir görüşmelerini yılın çeyrek dönemlerinde yapabileceğiniz gibi; aylık, iki haftalık, haftalık bazda daha kısa bire bir görüşmeleri düzenleyebilirsiniz.
Bire bir görüşmeler neden önemli?
Sık aralıklarla yapılan, 15-20 dakika süren bire bir görüşmeleri düzenlediğinizi düşünelim. Bu toplantılarda temel olarak; takım OKR’larındaki gelişiminizi görebilir, sonuçlarınızı inceleyebilir, çeşitli çıktılardan dersler alarak bundan sonraki dönemde OKR’larınıza dair yeni önceliklerinizi belirleyebilirsiniz.
Hedeflerinizi nispeten kısa zaman önce belirlemiş olabilirsiniz veya dijital ortamda OKR’ların durumunu zaten sık sık kontrol ediyor olabilirsiniz. Yine de, bire bir görüşmelere gerek vardır. Bire bir görüşmeleri hedefleri hizalı, çalışanları da hedeflere yönelik odaklı tutar. OKR’larımız bunlardı, şu an bu noktadayız; peki sıradaki planımız ne? İşte bu sorunun cevabından emin olmuş olursunuz.
Bire bir görüşmesine hazırlık
Eğer takım lideriyseniz; takım hedeflerinin her birini inceleyin, anahtar sonuçlardaki son gelişmeleri bildiğinize emin olun. Böyle bir inceleme size çeşitli iç görüler sağlayacaktır. Çeşitli örnekler verelim: Bir önceki değerlendirme toplantısında oluşan öncelik planına uyulup uyulmadığına dikkat edebilirsiniz. Takım OKR’larınızda gelinen güncel noktadan memnun olup olmadığınıza karar vermiş olursunuz. Geride kalan OKR varsa nedenlerini düşünebilir ve takıma bu sunacağınız önerileri hazırlayabilirsiniz. Özellikle de yeni ileteceğiniz öncelik listesini belirlerken bu ögeler belirleyici olacaktır. Toplantıda belirtmek üzere hepsini not etmenizi öneririz.
Eğer çalışansanız, OKR’larınızdaki son nokta hakkında iletmek istediğiniz önemli bir not olup olmadığını düşünmelisiniz. Eğer sizin için sorun yaratan bir OKR varsa bire bir görüşmeleri bu problemi karşılıklı olarak değerlendirmeniz için en doğru platformdur. Bir OKR’ı başarıya ulaştığı için sona erdirmek istiyor da olabilirsiniz, bu durumda takım liderinize haber verip hedefi sonuçlandırabilirsiniz. Süreçte neler öğrendiğinizi gözden geçirebilirsiniz. Eğer aklınıza yeni bir OKR geldiyse, sizce neden önemli olduğunu ifade etmek için önden hazırlık yapabilirsiniz. Yeni bir yetkinlik kazanmaya ihtiyaç duyduğunuzu düşünüyorsanız nedenleriyle çözümler sunabilirsiniz.
OKR bire bir görüşmesi nasıl yönetilmeli?
Ekip yöneticisi olarak hazırlığınızı yaptınız ama bire bir görüşmesinin moderatörlüğü de bir o kadar önemli. Nelere dikkat edebileceğinizi inceleyelim:
Konuların genel çerçevesini ve zaman limitini önceden belirleyin. Sık yapılan bire bir görüşmeleri düzenliyorsanız ortalama 15-20 dakika yeterli olacaktır. Önemli her konunun işlendiğine emin olduktan sonra eğer konunun dağıldığını veya fazla detaya girildiğini düşünüyorsanız toplantıyı bitirebilirsiniz. Gerekirse diğer konuların görüşülmesi için, en ilgili kişilerle başka bir kısa toplantı düzenleyebilirsiniz.
Not alın veya not alması için bir kişi belirleyin. Böylece hiçbir güzel fikrin ya da alınan bir dersin unutulmayacağından emin olmuş olursunuz. Bir sonraki toplantıdan önce bu notların üzerinden geçmek herkes için faydalı olacaktır.
Bütün konuşmayı siz yapmayın. Bire bir görüşmeleri doğası gereği tek taraflı olmaya çok uzaktır. Her üyenin düşüncelerini söylediğinden emin olun. Farklı bakış açılarının, tecrübelerin değerlendirme toplantılarına ve OKR’ların gidişatlarına bambaşka bir etkisi olabilir.
OKR’larından tatmin olmayanları fark edin. OKR’ları ile ilgili sorun yaşayan veya yeterince ilgilenmeyen bir çalışanı fark ederseniz bire bir görüşmeleri içinde kısaca veya sonrasında bire bir toplantıyla bu sorunun nedenlerini konuşun. Konuşmanın yapıcı olmasına ve karşı tarafın öz güvenini kırmamasına özen gösterebilirsiniz.
Takımınızı cesaretlendirin. Yeni dönem için farklı öncelikler iletiyorsanız, takımda kendisini konfor alanından çıkacakmış gibi hisseden çalışanlar olabilir. Onları cesaretlendirin, yaratıcı olmaya teşvik edin. Takımınızı en iyi tanıması gereken sizsiniz, eğer nelerin onları ateşleyeceğini bilmiyorsanız bu yönde çalışmalar yapmanız gerekebilir.
Bire bir görüşmelerinin sonunda, şu soruların herkes için şeffaf bir şekilde cevaplandığından emin olun
Bire bir görüşme sürecinin verimli geçtiğinden daha fazla emin olmanızı sağlayabilecek pek çok kontrol noktası var. Bu soruların cevaplarıyla durumu değerlendirebilirsiniz:
- Hedefler takip ediliyor mu?
- Geride olan OKR’lar arasında, durumu daha da kötüye giden var mı?
- En başarılı kasımız ne?
- Geçtiğimiz bire bir görüşme döneminden beri ne öğrendik?
- Hangi ekip üyesi nasıl bir rol oynuyor?
- Ekipteki OKR farkındalığı yüksek mi?
- Hedeflerle ilgili ortaya çıkan yeni bir rota var mı?
- Davranışsal yetkinliklerde durum nasıl?
- Herkesin başarı tanımı hala ortak mı?
- Bire bir görüşme sürecinin verimli olduğunu çalışanlar iletti mi?
- Herkes takımı başarılı görüyor mu?
Eğer OKR’da yeniyseniz endişelenmeyin
Yeni bir sisteme geçiş yapmak elbette ki beraberinde bir alışma süreci getirecektir. Eğer OKR metodunda yeniyseniz ve anahtar sonuçlarınız rakamsal anlamda hedeflerinizin gerisinde kaldıysa, rakamlardan demotive olmak yerine öğrendiklerinize odaklanmalısınız. Elbette ki hepimiz o sonuçlara erişmek için çalışıyoruz ve OKR’larımızı bu nedenle öyle belirledik ancak entegrasyon sırasında deneme-yanılma süreçleriniz olacaktır. OKR denemeyi ve OKR’ı bir kültür olarak tanımayı bir öğrenme pratiğine dönüştürmek sizin elinizde. Üstteki sorular dışında, şunları da değerlendirmeye ne dersiniz?
- Hangi hipotezlerimiz doğru çıktı, hangilerinde neden yanıldık?
- Böyle bir hipotezde bulunmamızın nedeni neydi?
- Hedefin geri kalmasında herhangi bir ön yargımız rol oynamış olabilir mi?
- Cevap evetse, bu durumu nasıl engelleyebiliriz?
- Herhangi bir sonucumuzun başarısında büyük bir şans faktöründen bahsedebilir miyiz?
- Bu hedefler ve anahtar sonuçlar için emek vermekten keyif aldık mı?
- Tahmin ettiğimizden daha az kontrol sahibi olduğumuz bir hedefimiz mevcut mu?
Bu tarz soruları beraber tartışmanız, OKR kasınızı geliştirecek ve gelecek başarılarınıza dair bir yatırım oluşturacaktır.
OKR koçuyla bire bir görüşme sürecinizden maksimum verim alın
Twiser olarak, OKR metoduna adaptasyonunuz ve ara değerlendirme görüşmeleriniz ile ilgili size rehberlik sunmaktan memnuniyet duyarız. Performans yönetiminizi ve hedeflerinizi 360 derece inceleyecek OKR koçlarımız ve danışmanlarımızla şirketinize özel çözümleri geliştirmek için hazırız. Hemen demo talep ederek bize ulaşabilirsiniz.
